Dit is artikel is bedoeld voor applicatiebeheerders die Somtoday Docent willen activeren voor hun school. Na het doorlopen van alle onderstaande stappen hebben docenten toegang tot de Docenten omgeving van Somtoday. 

Bij vragen kun je contact opnemen met onze servicedesk. Zij assisteren graag bij het instellen van Somtoday Docent. 

Zo gaat dit in zijn werk

Somtoday Docent is als feature (genaamd "Somtoday docent) te activeren in Somtoday. De feature is zichtbaar in Somtoday onder: beheer > Instellingen > Features. 

We hebben de feature op de achtergrond alvast geactiveerd, de nieuwe Somtoday Docent wordt pas echt actief als je onderstaande instellingen hebt afgerond.

Stap 1: Controleren of de feature aan staat

1. Ga naar Beheer > Instelling > Features;

2. Controleer of de features Somtoday docent en Somtoday docent (oud) beide aan staan;
   
   

3. Klik op   achter de Somtoday docent om naar de instellingenpagina te gaan. 

Stap 2: Kies een afspraaktype

In Somtoday Docent kunnen docenten eigen afspraken aanmaken in hun rooster. Deze afspraken moeten gekoppeld worden aan een afspraaktype in Somtoday. Deze koppeling stel je eenmalig in op de Somtoday Docent instellingenpagina.

1. Ga naar de Somtoday Docent instellingenpagina (zie punt 3 bij stap 1);

2. Selecteer een ‘Afspraaktype’ bij de gewenste vestiging. Dit moet van het type ‘individueel’ zijn.
   .

3. Klik op opslaan

Bestaan er nog geen afspraaktypes? Maak dan een afspraaktype aan. 

1. Ga naar Beheer > Afwezigheid > Afspraaktypen;
2. Klik op Afspraaktype toevoegen;

3. Voeg een afspraaktype toe. Dit moet van het type ‘individueel’ zijn en kies de juiste vestiging;

4. Ga terug naar de Somtoday Docent instellingen pagina (zie punt 3 bij stap 1);

5. Selecteer een afspraaktype bij de gewenste vestiging;

6. Klik op opslaan.

Let op: Wanneer er geen afspraaktype is ingesteld, kan de docent geen afspraken aanmaken in Somtoday Docent. Doet de docent dat wel, dan ziet hij de volgende foutmelding:

"Er is nog geen afspraaktype ingesteld voor de docentmodule. Neem contact op met je applicatiebeheerder." 

Stap 3: Kies afwezigheidsreden voor registraties Te laat

In Somtoday Docent kunnen docenten leerlingen als ‘te laat’ registreren. Deze registraties moeten gekoppeld worden aan een afwezigheidsreden in Somtoday. Deze koppeling stel je eenmalig in op de Somtoday Docent instellingen pagina. 

1. Ga naar de Somtoday Docent instellingenpagina (zie punt 3 bij stap 1);

2. Selecteer een ‘te laat absentiereden’ bij de gewenste vestiging;

3. Klik op opslaan.

Bestaat er nog geen ‘Te laat absentiereden’? Maak dan een absentieredenaan. 

1. Ga naar Beheer > Afwezigheid > Afwezigheidsreden;

2. Klik op Afwezigheidsreden toevoegen;

3. Voeg de afwezigheidsreden toe (kies de juiste vestiging en constateringssoort ‘te laat’);

4. Ga terug naar de Somtoday Docent instellingen pagina (zie punt 3 bij stap 1);

5. Selecteer een afspraaktype bij de gewenste vestiging;

6. Klik op opslaan.

Let op: Wanneer er geen afwezigheidsreden is ingesteld voor ‘te laat’ registraties, dan ziet een docent de volgende foutmelding bij het registreren:

"Nog niet alle benodigde absentieredenen zijn ingesteld voor de docentmodule. Neem contact op met je applicatiebeheerder."

Stap 4: Kies absentiereden voor registratie Verwijderd

In Somtoday Docent kunnen docenten leerlingen als ‘verwijderd’ registreren. Deze registraties moeten gekoppeld worden aan een afwezigheidsreden in Somtoday. Deze koppeling stel je eenmalig in op de Somtoday Docent instellingenpagina. 

1. Ga naar de Somtoday Docent instellingenpagina (zie punt 3 bij stap 1);

2. Selecteer een ‘Verwijderd absentiereden’ bij de gewenste vestiging;

3. Klik op opslaan.

Bestaat er nog geen ‘Verwijderd absentiereden’? Maak dan een absentiereden aan. 

1. Ga naar Beheer > Afwezigheid > Afwezigheidsreden;

2. Klik op Afwezigheidsreden toevoegen;

3. Voeg de afwezigheidsreden toe (kies de juiste vestiging en constateringsoort ‘verwijderd’);

4. Ga terug naar de Somtoday Docent instellingen pagina (zie punt 3 bij stap 1);

5. Selecteer een afspraaktype bij de gewenste vestiging;

6. Klik op opslaan.

Let op: Wanneer er geen afwezigheidsreden is ingesteld voor ‘verwijderd’ registraties, dan ziet een docent de volgende foutmelding bij het registreren:

"Nog niet alle benodigde absentieredenen zijn ingesteld voor de docentmodule. Neem contact op met je applicatiebeheerder."

Stap 5: Geef een vestiging toegang

Selecteer de vestiging die toegang mag krijgen tot Somtoday Docent en klik op opslaan.

Let op: Na het zetten van dit vinkje en het opslaan van de pagina is Somtoday Docent toegankelijk voor alle docenten op die vestiging. 

Tot slot: Controleer de vrije velden

Scholen konden tot en met versie 8.11 maximaal 4 vrije velden gebruiken op de absentieregistratie pagina. Vanaf versie 9.0 zijn dit er maximaal 2 en zijn er zijn twee velden standaard geserveerd voor Huiswerk niet in orde en Materiaal niet in orde. Hierover is gecommuniceerd op 6 juli 2018. Lees hier meer.

De vrije velden die scholen zelf al gebruikten voor het controleren van huiswerk en materiaal, zijn intussen automatisch omgezet naar de nieuwe vaste velden. Het kan zijn dat jouw school alternatieve benamingen gebruikte, waardoor de velden niet automatisch konden worden omgezet. Daarom zul je dit voor de zekerheid moeten controleren. 

1. Ga naar Beheer > Plaatsing > Vrije velden;

2. Controleer of er vrije velden actief zijn die voorheen gebruikt werden voor huiswerk of materiaal controle;

3. Deactiveer deze velden om dubbele registraties te voorkomen.

Minimale systeemeisen

Hou rekening met de minimale systeemeisen voor Somtoday Docent. Somtoday Docent wordt alleen ondersteund vanaf de volgende browserversies:

- Chrome versie 58

- Firefox versie 53

- Edge versie 17

- Opera versie 45

- Internet Explorer wordt niet ondersteund

- IOS versie 10.3

Let op: vanaf 15 februari 2019 is de ‘oude’ Somtoday Docent niet meer beschikbaar.

Heb je assistentie nodig? Neem contact op met onze servicedesk. Wij assisteren je graag verder bij het instellen van Somtoday Docent.