Steeds meer scholen gebruiken voor die overdracht de Overstapservice onderwijs (OSO). Deze service maakt de digitale overdracht van leerlinggegevens zorgvuldiger, completer en veiliger en waarborgt de privacy van de leerling.

In de meeste regio's maken PO- en VO-scholen gezamenlijke afspraken over de organisatie van het overstapproces van leerlingen. Dat geldt ook voor het besluit om OSO te gaan gebruiken voor de uitwisseling van de benodigde leerlinggegevens. Nu 84% van de scholen in het voortgezet onderwijs en 68% van de basisscholen is aangesloten op OSO is dat ook voor steeds meer regio's goed te organiseren.

Klik HIER voor de handleiding OSO.

Nieuwe OSO standaard per 01-08-2017

Vanaf 1 augustus 2017 schakelt OSO (Overstap Service Onderwijs) over op een nieuwe versie van de OSO-standaard voor de uitwisseling van leerlinggegevens via OSO. Met de nieuwe OSO-standaard wordt het onder andere mogelijk gegevens uit te wisselen met Samenwerkingsverbanden (SWV's). Om met deze SWV's uit te kunnen wisselen dient een overeenkomst met OSO/Kennisnet afgesloten te worden. In onderstaande bijlage vind je de informatie en overeenkomst van OSO/Kennisnet om dit in orde te maken. Om Somtoday geschikt te maken voor deze nieuwe OSO-standaard wordt 4 augustus versie 8.0 van Somtoday naar productie uitgeleverd. In deze versie zitten de benodigde aanpassingen om aan te sluiten bij deze nieuwe OSO-standaard die op 1 augustus in gaat.

Vanaf eind juli wordt de huidige OSO-standaard niet meer ondersteund door OSO en Somtoday. OSO-dossiers die volgens de oude OSO-standaard zijn opgebouwd zijn dan niet meer uit te wisselen via OSO en niet meer in zien en te verwerken in Somtoday. 

Wat betekent dit voor jou?

-           Dossiers die volgens de oude OSO-standaard zijn klaargezet door de aanleverende schoolmoeten vóór de update op 1 augustus naar de nieuwe OSO standaard worden opgehaald én zijn verwerkt in Somtoday. 

-           Na de update op 1 augustus is het alleen nog mogelijk om OSO-dossiers die volgens de nieuwe OSO-standaard zijn klaargezet op te halen en te verwerken in SOMtoday.

-           Dossiers die volgens de oude OSO-standaard zijn klaargezet/binnengehaald zijn na de uitlevering van Somtoday versie 8.0 op 4 augustus niet meer te registreren/in te zien in SOMtoday.

Met deze nieuwe OSO-standaard wordt het onder andere mogelijk om gegevens uit te wisselen met Samenwerkingsverbanden.

Als het samenwerkingsverband gebruik maakt van OT, LDOS, Grippa of KindKans wordt het vanaf augustus mogelijk een aanvraag voor bij het samenwerkingsverband in te dienen via OSO. Hiervoor moeten twee zaken door het bestuur/bevoegd gezag gedaan worden:

 - Een nieuwe overeenkomst tekenen (vanaf 7 aug mogelijk in Mijn OSO);

 - Een vinkje zetten om akkoord te geven op de uitbreiding.

3-stappenplan voor registratie

De registratie van een leerling die via OSO is overgedragen verloopt in Somtoday in 3 stappen:

1. Registratie van de personalia en plaatsingsgegevens
2. Registratie van de schoolloopbaan
3. Registratie van de begeleidingsgegevens

Registratiestappen op elk gewenst moment te doorlopen ook los van elkaar

De registratie van leerlingen met OSO is in Somtoday flexibel opgezet. Hierdoor is het mogelijk om de verschillende registratiestappen op het gewenste moment, los van elkaar, (nogmaals) te doorlopen.

Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om bij de eerste inschrijving van de leerling in maart uit de OSO overdracht alleen de registratiestap voor personalia en plaatsingsgegevens te registreren. In SOMtoday staat dan alvast geregistreerd wie er volgend jaar bij jou op school komen. Als de leerling later in mei de uitslag van de eindtoets heeft, kan de basisschool een nieuw OSO-dossier klaarzetten aangevuld met deze gegevens. Dit dossier kan eenvoudig via de bestaande aanvraag worden binnen gehaald in SOMtoday en aan de bestaande leerling worden gekoppeld. Vanuit het nieuwe OSO-dossier kunnen dan de registratiestappen (op)nieuw doorlopen worden. Hierdoor kunnen de bestaande gegevens bij de leerling in SOMtoday worden aangevuld of overschreven met de recente gegevens uit het OSO-dossier. De aanvraag en ook de hernieuwde aanvraag van het OSO-dossier kan collectief gebeuren. Wij willen je er wel op attenderen dat de OSO gegevens die voor de zomervakantie zijn samengesteld, na de zomer niet meer beschikbaar zijn. Dit vanwege een update van OSO.

Wat zit er in een dossier

Op de site van OSO staat wat er precies in het OSO dossier zit, hier kun je wellicht vinden of de gegevens die jij wilt uitwisselen er ook bijzitten:

https://www.overstapserviceonderwijs.nl/overstapdossier/

Op de genoemde pagina staat een link naar een Schematisch overzicht van de gegevensset, klik hier voor dit overzicht.

Onderbouwing van het schooladvies

OSO regelt de digitale uitwisseling van leer- en begeleidingsgegevens en vormt daarmee een essentiële stap in het gehele proces. De informatie biedt de onderbouwing van het schooladvies en vormt uitgangspunt voor de warme overdracht. Binnen OSO is de gegevensoverdracht gestandaardiseerd. Het grootste deel van het onderwijskundig rapport (OKR) is opgenomen in de gegevensstandaard van OSO. Ook voor leerlingen met extra begeleidingsbehoefte kan de juiste informatie veilig worden overgedragen. Het met de hand invullen van een OKR is hiermee overbodig geworden! Scholen kunnen de extra regionale informatie als bijlage toevoegen aan het overstapdossier.

Aan de slag met OSO

Wilt u als school OSO zo goed mogelijk gebruiken, dan is het belangrijk afspraken te maken over:

• Controleer of de betrokken scholen zijn gekwalificeerd
• Het eventueel toevoegen van een regionale bijlage aan het gestandaardiseerde Overstapdossier, alleen wanneer het OKR dat de regio gebruikt meer gegevens bevat dan het Overstapdossier
• De datum waarop de aanmelding sluit en waarop de ouders de dossiers moeten hebben ingezien
• De datum waarop de PO-school de overstapdossiers klaarzet zodat de VO-school de dossiers daarna kan opvragen
• De plek waar medewerkers terecht kunnen met vragen binnen de eigen regio

Nauwe samenwerking

Voor de ontwikkeling van de overstapservice werken Kennisnet en de leveranciers van leerlingadministratiepakketten (verenigd in de VDOD) nauw samen met de scholen (vertegenwoordigd in de PO-raad en VO-raad). Voor een succesvolle en veilige uitwisseling is het cruciaal aan te sluiten bij de wensen van de scholen en te voldoen aan de (wettelijke) eisen.

Contact

Voor vragen over kwalificatie, de voorbereiding van het gebruik van OSO of het doorgeven van nieuwe wensen kunnen scholen contact opnemen met de servicedesk van Kennisnet. Telefonisch via 0800-3212233, of per e-mail: servicedesk@oso-od.nl

• Voor vragen over het gebruik van leerlingadministratiepakketten kunnen scholen contact opnemen met hun leverancier
• Voor vragen over het al dan niet gebruiken van OSO dit jaar kunnen scholen contact opnemen met hun samenwerkingsverband of regionaal contactpunt overstap POVO

Kijk voor meer informatie over OSO op: www.overstapserviceonderwijs.nl

Handleiding Somtoday

Hoe in Somtoday gewerkt wordt het OSO is te lezen in de handleiding: Nieuwe leerling registreren.